Datenschutzerklärung

Entwurf – nicht rechtlich geprüft. Beschreibt den aktuellen MVP-Stand (Vermieter-Rechner ohne Speicherung; „Abrechnung prüfen“ mit 24-h-Kurzzeitspeicher; keine echten Zahlungen; kein KI-Dienst angebunden). Vor Livegang an die tatsächlichen Dienste (Hosting, Zahlung, E-Mail, KI-Anbieter) anpassen.

1. Verantwortlicher

ORDIS Co., Ltd., 128/196 Phayathai Plaza, 18th Floor, Bangkok, Thailand, E-Mail: [datenschutz@umlageklar.com].
Vertreter in der Union (Art. 27 DSGVO): [Name, Anschrift in der EU]

2. Welche Daten wir verarbeiten

Wenn Sie eine Abrechnung erstellen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten: Ihre Kontaktdaten als Vermieter (Name, Anschrift, ggf. IBAN, E-Mail), Daten zum Mietobjekt, Kostenpositionen sowie Daten Ihrer Mieter (Name, Anschrift, Mietzeit, Personenzahl, Vorauszahlungen, Verbrauchswerte). Bei den Mieterdaten handelt es sich um Daten Dritter; Sie dürfen diese für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung verwenden (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO auf Ihrer Seite).

3. Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich, um die Abrechnung zu berechnen und das PDF zu erzeugen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Soweit wir die Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, schließen wir mit Ihnen [einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO – prüfen, ob erforderlich].

4. Vermieter-Rechner: keine Speicherung auf dem Server

Die Eingaben werden für die Dauer der Anfrage im Arbeitsspeicher verarbeitet und danach verworfen. Ihr Entwurf wird im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers abgelegt, damit Sie später weiterarbeiten können; Sie können ihn jederzeit über „Neu“ oder die Browsereinstellungen löschen. Es werden keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken gesetzt und keine Tracking-Dienste eingebunden.

5. „Abrechnung prüfen“ (Upload von Nebenkostenabrechnungen)

Was wir verarbeiten: die von Ihnen hochgeladene Datei (PDF oder Foto) mit den darin enthaltenen Angaben, z. B. Ihr Name, Ihre Anschrift, Name des Vermieters bzw. der Verwaltung, Wohnfläche, Kosten und Zahlungen. Bitte schwärzen Sie Angaben, die für die Prüfung nicht nötig sind (z. B. Kontonummern). Optional: das von Ihnen angegebene Zugangsdatum.

Zweck und Rechtsgrundlage: Auslesen und automatisierte Prüfung der Abrechnung, die Sie anfordern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Daten Dritter (z. B. Ihres Vermieters) verarbeiten wir nur, soweit sie in der Abrechnung stehen und für die Prüfung erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer: Die Datei selbst wird nicht gespeichert, sondern nur während der Anfrage im Arbeitsspeicher verarbeitet. Gespeichert wird das ausgelesene Ergebnis (Zahlen, Positionsbezeichnungen, Hinweise) für 24 Stunden, damit Sie es aufrufen und ggf. freischalten können; danach wird es automatisch gelöscht. Über „Ergebnis jetzt löschen“ können Sie es sofort löschen. [Nach Kauf: ob/wie lange der Bericht länger abrufbar sein soll, und Aufbewahrung der Rechnungsdaten nach § 147 AO / § 257 HGB – festlegen].

KI-Dienst (Auftragsverarbeiter): PDFs mit Textebene werden ohne KI auf unserem Server ausgelesen. Fotos, Scans oder nicht lesbare PDFs werden zur Texterkennung an [KI-Anbieter, Sitz, Serverstandort – z. B. Anbieter mit EU-Hosting] übermittelt. Mit dem Anbieter besteht [ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO]; die Daten werden nicht zum Training verwendet und [nach höchstens X Tagen gelöscht / Zero-Data-Retention]. Bei Anbietern außerhalb der EU: [Drittlandübermittlung nach Art. 44 ff. DSGVO – DPF/Standardvertragsklauseln]. In der aktuellen Testversion ist kein KI-Dienst angebunden.

Kostenlose Prüfung: Um die kostenlose Prüfung auf eine pro Person zu begrenzen, setzen wir nach der ersten Prüfung ein technisch notwendiges Cookie („uk_frei“, signierte Zufallskennung, Laufzeit 400 Tage, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es enthält keine Inhalte Ihrer Abrechnung.

Zahlung (Premium): [Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin – Zahlungsabwicklung, eigene Verantwortlichkeit von Stripe; Datenschutzhinweise von Stripe verlinken]. Derzeit nur Platzhalter, es findet keine Zahlung statt.

6. Hosting und Server-Logs

Die Website wird bei [Cloudflare, Inc. (Cloudflare Workers/Pages) – Region/EU-Datenlokalisierung festlegen] betrieben. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp) verarbeitet, um die Website sicher bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Übermittlung in die USA kann stattfinden; [Grundlage: EU-U.S. Data Privacy Framework / Standardvertragsklauseln – prüfen]. Speicherdauer der Logs: [z. B. 7 Tage].

7. Künftige Funktionen

Für Zahlungen und die KI-Belegerkennung im Vermieter-Rechner wird diese Erklärung vor Aktivierung ergänzt. Diese Funktionen sind derzeit nicht aktiv.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der Behörde Ihres Bundeslandes.

9. Stand

[Datum] – Entwurf.